Quelles méthodes pour choisir son prestataire en télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical est un service indispensable pour les professionnels de santé. Il leur permet de se décharger de nombreuses tâches chronophages afin de mieux se concentrer sur leur cœur de métier. La plupart d’entre eux se tournent souvent vers des structures spécialisées pour réaliser une partie ou toutes les tâches associées au secrétariat médical. Justement, le choix du prestataire peut être compliqué compte tenu de leur nombre (indépendants ou sociétés) et d’autres critères d’importance à considérer. Plusieurs actions doivent en effet être mises au point pour y arriver.

Identifier les profils d’entreprises opérant dans le secteur

Les possibilités sont nombreuses lorsqu’il s’agit de collaborer avec un prestataire pour s’occuper du secrétariat médical à distance. Cette solution d’externalisation est bien accessible à tous les professionnels de santé tels que le médecin généraliste, l’infirmier, le cardiologue, le dentiste, le kinésithérapeute…

Généralement, on retrouve plusieurs profils d’entreprises qui opèrent dans le secteur du télésecrétariat médical. Il existe notamment le télésecrétaire médical indépendant. Il exerce son métier à domicile ou bien dans un bureau à l’extérieur. Il opère pour le compte de nombreux clients. Cette option est intéressante puisque le professionnel de la santé et l’assistance à distance auront des relations de proximité. Toutefois, la disponibilité peut être limitée.

Dans un autre cas, les médecins peuvent aussi se tourner vers une plateforme téléphonique spécialisée. Il peut s’agir d’un call center doté de télésecrétaires médicaux. Ce dernier, en revanche, est en mesure d’assurer la gestion d’un grand volume d’appels. Souvent, il est localisé dans un autre pays. Ce qui permet de bénéficier de tarifs abordables et flexibles.

Mais avant de prendre une décision sur le choix du prestataire, les praticiens doivent tout d’abord connaître leurs véritables besoins. Cela commencera en l’occurrence par la rédaction d’un cahier de charges qui sera exploité par le prestataire adéquat. Soit par un télésecrétaire médical indépendant, soit par une société spécialisée en télésecrétariat médical.

Analyser la flexibilité des prestations

Selon les besoins des praticiens et de leur cabinet, il est essentiel de vérifier la flexibilité des prestations du prestataire. Il faudra qu’elles s’adaptent clairement à tous les besoins. L’idéal serait d’avoir la possibilité de choisir entre des services ponctuels, quotidiens, réguliers ou occasionnels. Cependant, ce n’est pas toutes les structures spécialisées qui sont en mesure de répondre aux besoins des professionnels de la santé.

Par exemple, un télésecrétaire médical indépendant présente des limites quant aux horaires de service bien qu’il offre certains avantages. Sachant qu’il travaille généralement seul, il ne sera pas joignable à certains horaires durant la semaine. Il n’est donc pas en mesure d’assurer la permanence téléphonique médicale sur une large plage horaire. En effet, il ne pourra pas traiter un nombre important d’appels des patients.

Le mieux serait de se tourner vers les structures qui sont constituées d’une équipe de téléopérateurs spécialisés dans le télésecrétariat médical. En plus de la permanence téléphonique, ils pourront s’occuper en même temps de l’assistanat administratif. Souvent, ils peuvent être disponibles durant ou hors des horaires d’ouverture du cabinet. Ils peuvent aussi assurer le service en soirée, les week-ends ou même les jours fériés. Autant miser sur ces points pour choisir le prestataire afin d’offrir un service professionnel à la patientèle.

D’autres critères pour assurer le bon choix du prestataire

Après avoir défini ses besoins, le médecin doit également contacter directement les candidats les plus attrayants. Pour être en confiance, il doit comparer les services et aussi étudier chacune de leurs offres. Il est même très intéressant de les tester pour avoir le cœur net. Plusieurs autres critères doivent être analysés avant de trancher.

  • L’expérience de la structure dans le domaine médical ;
  • L’ancienneté de la société en question dans le marché de la permanence téléphonique et le télésecrétariat médical ;
  • La transparence des services fournis et les conditions de collaboration ;
  • Les ressources techniques du prestataire incluant l’usage de logiciels ou applications innovants ;
  • La réactivité de l’équipe de téléopérateurs dans la réalisation de leurs missions ;
  • Le respect des consignes ;
  • Le respect des tarifs convenus en fonction du cahier des charges ;